Dans cette saison 2, je vais parler des démarches administratives concernant le V.I.E aux Etats-Unis uniquement car ce sont les démarches que j’ai faites pour partir en V.I.E aux Etats-Unis avec Saint-Gobain.
Pour ce qui est des autres pays, j’en parles dans la rubrique Informations et Conseils sur le V.I.E.
Le visa, c’était la partie la plus stressante de toutes les démarches que j’ai eu à faire ! Eh oui en effet sans visa pas de V.I.E ! Il me fallait donc absolument l’obtenir et ce n’a pas été « easy peasy » comme dirait les Américains !
Rappel temporel :
J’ai signé ma lettre d’engagement le 16 décembre 2019, ce qui lançait officiellement le processus V.I.E. Du côté de Business France toutes les démarches étaient sur la bonne voie j’ai pu m’atteler à la démarche la plus stressante (du moins pour moi mais je pense qu’on sera beaucoup à être d’accord) : l’obtention de mon visa américain !
SUPER MEGA CONSEIL : fais toujours des démarches pour le visa (en général aussi d’ailleurs) en temps et en heure voire en avance si possible. Cela te permettra d‘avoir ton visa dans les temps, n’oublie pas : pas de visa, pas de départ ou départ repoussé…
Partie 1 : les démarches avec le sponsor visa
Dès les premières prises de contact avec le service Ressources Humaines de Saint-Gobain j’avais reçu des premières instructions et explications sur la marche à suivre pour obtenir mon visa J1.
Pour faire le V.I.E aux Etats-Unis, il me fallait le visa J1 Trainee valable 18 mois. Le visa J1 Trainee n’est pas un visa de travail, c’est un visa d’échange destiné à ceux qui veulent de approfondir leurs compétences professionnelles dans le cadre d’un training program rempli par l’entreprise qui correspond dans mon cas aux missions de mon V.I.E.
Pour obtenir ce visa, je devais me faire « sponsoriser » par un sponsor visa, le mien était la FACC – French American Chamber of Commerce – de New York. C’est le sponsor qui t’aide à avoir les papiers indispensables te permettant de te présenter à l’Ambassade des Etats-Unis pour faire ton visa.
La procédure de départ a été plutôt simple, j’ai dû remplir un formulaire (en anglais) sur le site de la FACC, indiquant que je faisais une requête de visa J1. Après avoir validé ma demande aux alentours du 17 décembre si mes souvenirs sont bons, ils m’ont renvoyé la (très longue) liste des documents à leur envoyer pour constituer mon dossier. A savoir que j’étais pendant tout ce temps accompagnée par les Rh de Saint-Gobain si j’avais des questions ou incompréhensions.
J’ai eu un entretien de préparation le 19 décembre avec une chargée de mobilité de Saint-Gobain basée aux Etats-Unis. Durant cet entretien, j’ai pu également poser toutes les questions que j’avais comment se passait la vie de l’entreprise, la prise en charge et l’intégration des V.I.E, la vie à Philadelphie ect !
L’entretien avait aussi pour but de préparer l’entretien qui devait avoir lieu la semaine d’après avec la FACC et qui servait à bien montrer que je connaissais le but du visa J1, sa législation, les choses à ne pas dire à la FACC ou lors de mon entretien à l’ambassade et qui pouvaient potentiellement m’empêcher d’obtenir le visa … Le stress commençait à monter doucement !
Le 23 décembre, j’ai eu mon entretien en anglais avec la FACC. Il s’est plutôt bien déroulé mais j’étais vraiment très stressée je vais être honnête avec toi ! En effet si la FACC estime que cet entretien n’est pas concluant … c’est cuit pour ton visa. A l’issue de cet entretien , le sponsor visa est sensé te fournir ton DS 2019 document ultra important dont tu en entendra parler énormément.
Deux documents essentiels pour obtenir ton visa :
- DS 7002 : Aussi appelé Training Plan, c’est le document rempli par l’entreprise validé par le sponsor visa et signé par le V.I.E qui acte la mise en place de la mission, le cadre et le but de la mission.
- DS 2019 : Document essentiel qu’on te demandera souvent de présenter en même temps que ton visa. C’est ce document qui justifie que tu es éligible au visa et donc présent légalement sur le territoire américain. Sur ton DS-2019 tu verras un numéro d’identification unique qui permet de l’identifier dans le système américain, il y a également tes dates de début et fin de visa (normalement 18 mois max + 1 mois de « grâce ») .Le DS 2019 te sera délivré par la FACC et va te servir pour « postuler » au visa mais attention : ce n’est pas parce que tu as obtenu ce DS 2019 que tu vas avoir ton visa !
Partie 2 : les démarches avec l’ambassade des Etats-Unis
Le DS 2019 m’a été envoyé par courrier à la suite de mon entretien avec la FACC j’ai suivi avec appréhension le cheminement de mon enveloppe envoyée depuis New York jusqu’à chez moi, d’ailleurs elle a pris du retard avec les fêtes de fin d’année…
Une fois le DS 2019 enfin reçu, le 6 janvier, j’ai pu «postulé » pour prendre mon rendez-vous à l’ambassade des Etats-Unis. Et c’est partir de là que les choses se compliquent un peu et deviennent stressantes pour de vrai lol.
Étape 1 : Je me suis rendue sur le site internet de l’ambassade , j’ai payé ce qu’ils appellent des frais de SEVIS(Student and Exchange Visitor Information System) qui coûtent 180 euros. Il y a un petit formulaire à remplir aussi avec tes informations nom prénom date de naissance (au format américain mois/jour/année) et le numéro inscrit en haut à droite de ton DS 2019 qui commence un N suivi de chiffres. Il faut indiquer ton type de Visa donc pour moi c’était visa J1 Trainee. Dans le doute, imprime ta facture après paiement !
Étape 2 : Une fois ces frais payés, il faut remplir le formulaire DS 160 (encore un formulaire oui je sais…) il est d’ailleurs assez long prends ton temps, enregistre régulièrement et surtout évite les erreurs !! Pour la photo, les dimensions sont les suivantes 5 x 5 cm ou 2″ x 2″ prise au cours des 6 derniers mois, elle doit être en couleur fond blanc essaye de croper la photo avec des applications gratuites. J’ai un peu galérer mais si la photo ne passe pas tu ne pourras pas valider le formulaire !
IMPRIME LE FORMULAIRE en bonne qualité ! Il faut l’EMMENER LE JOUR J lors du rendez-vous à l’ambassade !
Étape 3 : Pour le rendez-vous, c’était assez simple, J’ai choisi le premier jour disponible ! C’était le 14 janvier pour moi, j’ai payé mes frais de visa J1 qui coûtent 152 euros ces frais sont obligatoires et ne sont pas remboursables ! Après j’ai attendu de recevoir le mail de confirmation et la liste des documents à emmener le jour J (paniquée comme je suis je m’étais préparer une pochette avec tous les documents dedans et je te conseille de faire de même ! ).
Étape 4 : OMG c’est le jour J !!! Nous sommes le 14 janvier et c’est le jour de mon rendez-vous à l’ambassade des Etats-Unis ! Soyons honnête j’étais en panique … L’ambassade des Etats-Unis est située à Paris au 2 Avenue Gabriel, dans le 8ème arrondissement.
Trucs et astuces pour le rendez-vous à l’ambassade :
- Viens en AVANCE
- Ne ramène pas d’objets électronique type liseuses et surtout pas d’ordinateurs
- Ne ramène pas de gros sacs
- Pour faire la photo qui t’es demande pour le visa : soit va chez un photographe agrée ou à l’ambassade tu as un photomaton qui coûte 4 ou 5 dollars je me ne rappelle plus,(carte bleue acceptée par la machine). Le format est spécifique donc rien ne sert de faire ta photo ailleurs elle ne sera pas acceptée !
- Sois poli courtois avec tout le monde et ne fais pas le malin
- Tu peux t’habiller correctement mais rien ne sert d’être sur ton 31 non plus 🙂
Le rendez-vous s’est bien passé hormis que j’avais pas la bonne photo, du coup pour t’éviter la même erreur je te donne l’info !
C’était stressant de faire l’entretien avec les agents, le rendez vous se déroule en deux parties : une partie où on va vérifier tes documents et ensuite la deuxième partie où tu dois répondre en anglais aux questions de l’agent sur le but de ta visite aux Etats-Unis. C’est cet agent qui va déterminer si ton visa va t’être attribué ou non ! Prépare toi à répondre aux questions de manière simple et concise quelque soit ton niveau d’anglais.
Après quelques minutes il a pris mon passeport dans lequel mon visa va être attaché (et qui sera renvoyé dans quelques jours chez moi). En échange de mon passeport j’ai reçu un papier indiquant que mon passeport était retenu le tems de la délivrance du visa (plus d’autres infos dont je ne me souviens plus!)
Puis pour me signaler que l’entretien était terminé l’agent à prononcé les mots suivants :
« Welcome to the United States »
Lire l’Épisode 3 de la Saison 2 : Récit de mon V.I.E – S2 E3 : Derniers préparatifs et grand départ !
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